遠距教我的工作法 — 國際溝通的眉角
說來也有趣，「遠距工作」這個詞在這兩年因為疫情的關係被推上了潮流巔峰，不過，如果我們回頭想想，「行動辦公」這件事情在智慧型手機普及之後，其實早就已經是我們生活的一部分了，不是嗎？其實在進入區域業務團隊之後，組織的編制便是跨國跨時區，即便在疫情之前，我所在的團隊也只有我一個人在新加坡，其餘同事橫跨亞洲各大國。平時的溝通非常仰賴各種會議、報告與共同筆記。也由於所負責範圍相差八個小時之多(從紐西蘭到印度，有時還要加上與美國的會議)。本來就無法朝九晚五的生活型態，也讓「在家工作」原本就是一個自由的選項。
而面對疫情帶來的限制，我總覺得真正讓人對遠距工作覺得困難的原因，在於你再也不能輕易地訂一張機票飛到當地搏感情，而當人與人距離真的只剩下視訊、通訊軟體和Email的時候，彼此的信任、默契，常常得花更多時間與力氣來耕耘。又或者，這種類型的工作常常需要極大的自律，因為沒有人會在旁邊盯著進度或成果，績效完全由自己全權負責。
而我從一個月出差1–2次到如今在家工作兩年，這中間的心態轉換以及在家工作的安排，或許可以有以下幾點分享：
(一) 低語境(Low Context)溝通：
當團隊夥伴已經身居各處且文化相左，即便明白也許中日韓有著含蓄的文化，我們都得學著把話明著說，少一些預設、少一些「期待別人會懂」，練習清晰地表達需求和想法。我常遇到同事寫信來要求支援，但是支援的內容不明不白，還得要花接下來很多個會議慢慢抽絲剝繭出真正的問題。常常，大家可能會覺得動用到區域團隊很「浪費時間」，但現在身為區域團隊的我，只能說需求方能把背景和要求說明清楚，後續的溝通成本和資源的調度往往會單純許多。
(二) 「有意識」地為對方考慮
儘管第一點才剛提到低語境，但是有些既定的國情差異或是規矩，我仍然覺得是在國際合作時提昇好感與信任度的做法。例如我的主管會在他的日曆裡面匯入亞洲各國的國定假日以及團隊夥伴的生日，安排團隊會議的時候便能確保不干擾下屬假期；遇到生日也能提前安排慶祝。也這些看似簡單的動作，我卻不只一次經歷國際會議卻安排在農曆年假中、或是試圖在伊斯蘭的齋戒月安排午宴……當經歷多了，就更加希望提醒自己要更能理解和同理別人。其他的小事例如在名字前加個Khun，是對泰國人的敬稱，就和我們會敬稱日本人會用 — san，韓國人 — si一樣。另外，也有越來越多研究顯示連續的視訊會議其實非常傷神，在會議議程中間安排3–5分鐘的休息其實是一種對身心健康的必要手段。
(三) 自己訂定策略、與團隊總目標Align
遠距類型的工作通常帶有相當彈性，絕大多數的工作也都需要獨立作業，並對自我目標負責。對於期待主管手把手帶領的工作者來說，很可能需要重新適應。我曾在另一篇文章中提到Alignment和Leverage對於國際團隊合作的重要性，因為區域團隊通常所負責的可能是具有策略性、或者還在嘗試階段的業務，往往不是在地團隊的主流題目，也因此更具有Business Development 的性質。但當自由度高的時候，懂得如何與別人業務並進，並能交互支援各團隊達成對方的目標，形成有廣度的影響力，往往是我覺得做為區域團隊很重要的價值。但他的難度也正在於此，如何能夠在自己的獨立目標和團隊的目標中找到共贏，彼此踩在彼此肩上往前走，這常常需要信念與信任才能達成。
(四) 建立在家上下班的「儀式感」
第四點比較是關於自我管理的部分，我在疫情期間體會尤其深刻。過去因為常常在空中飛，中間有許多空白的時間可以休息、暫停、稍作喘息。然而當疫情發生以後，為什麼大家說工作時間變得更長，便是因為大家都在家裡蹲著，也不會找不到人，也因此工作時間無限延長。而時間長了以後，更需要懂得如何設定界線。我自己的做法是早上起床會先播放休閒的輕音樂、做一節瑜珈、泡茶或咖啡。而當音樂關閉之後，才真正代表工作時間開始。而結束工作時，則由闔上公司電腦這個動作作為驅動，並犒賞自己一頓沒有工作的晚餐。
其實遠距工作並不容易，以上四點也只是能分享的冰山一角。就好像同樣在辦公室一起上班時能有的各種人際互動，遠距工作也一樣會有，而且有時候還更難處理。然而，疫情的發生的確讓遠距變成公司找人的選項，我也相信未來會有越來越多這樣的工作機會發生。
在那之前，我想更重要的是轉換工作邏輯的這個部分。如果團隊不和你身處一地，工作不一定有人能面對面討論或規劃，且必須對成果負責 — 如果這會是未來的工作機會與常態，我想這也會是未來工作者該擁有的基本能力 — — 你準備好了嗎？
